Privacyverklaring

Bij BookSimple houden we het graag simpel. Dat geldt ook voor hoe we omgaan met persoonsgegevens. Wij hanteren de privacy by design en privacy by default principes. Dit houdt in dat we tijdens de ontwikkeling van producten of diensten, zowel technisch als organisatorisch, continu aandacht besteden aan het minimaliseren van persoonsgegevens en alleen vragen om gegevens die écht nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst.

Wij delen persoonsgegevens met enkele partners (zie hieronder) uitsluitend voor het uitvoeren van diensten zoals bijvoorbeeld het versturen van een SMS. Hierbij zorgen we dat we nooit meer informatie delen dan strikt noodzakelijk is.

Beveiliging

De beveiliging speelt een belangrijke rol in de dienstverlening van BookSimple. Wij treffen de nodige maatregelen zoals:

Twee staps verificatie om er zeker van te zijn dat onbevoegden geen toegang krijgen via buitgemaakte of simpele wachtwoorden.
Wachtwoorden op laptops
Digitale bestanden (waaronder back-up’s) worden versleuteld opgeslagen
Data opslag binnen de EU
Gebruik van beveiligde verbindingen (TLS / HTTPS / SSH)
Geen geprinte/fysieke documenten

Organisatie

BookSimple levert een service aan een organisatie (hierna te noemen: klant) die middels de reserveringswidget consumenten een reservering laat maken.

Medewerkers hebben een account (uitnodiging) nodig om in te kunnen loggen op het dashboard. Hiervoor zijn de onderstaande persoonsgegevens noodzakelijk.

Opgeslagen persoonsgegevens

– Naam: Kan worden gedeeld met Crisp wanneer het afgenomen abonnement voorziet in een live chat met de support.
– E-mailadres
– Telefoonnummer: Enkel voor de (technisch)contactpersonen.

Deze gegevens worden bewaard zolang de organisatie actief is op het platform. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Individuele medewerkers kunnen zelfstandig worden verwijderd via het dashboard. De persoonsgegevens zullen dan direct worden vernietigd.

Consumenten

Consumenten vullen via de reserveringswidget de onderstaande gegevens in. Deze gegevens worden standaard niet gedeeld met externe partners en blijven binnen de omgeving van BookSimple waardoor ze enkel beschikbaar zijn voor de klant.

Naar het opgegeven emailadres zal de boekingsbevestiging worden verstuurd. Indien de klant het heeft ingesteld kan ook een reminder en/of een verzoek voor een klantwaardering worden gestuurd naar hetzelfde emailadres.

Een klant kan ook kiezen voor een SMS reminder, in dat geval zal het telefoonnummer worden gedeeld met Spryng om de SMS te kunnen versturen. De inhoud van het bericht kan de overige gegevens bevatten, daar de klant de inhoud van het bericht kan aanpassen.

Wanneer de klant kiest voor een agenda synchronisatie met Google Calendar zal de naam van de consument worden gebruikt in het agenda ‘event’.

Opgeslagen persoonsgegevens

– Voornaam: Kan worden gedeeld met Spryng wanneer het afgenomen abonnement voorziet in SMS reminders en deze functie is ingeschakeld door de klant. Kan worden gedeeld met Google wanneer het afgenomen abonnement voorziet in Google Calendar synchronisatie en deze functie is ingeschakeld door de klant.
– Achternaam: Kan worden gedeeld met Spryng wanneer het afgenomen abonnement voorziet in SMS reminders en deze functie is ingeschakeld door de klant. Kan worden gedeeld met Google wanneer het afgenomen abonnement voorziet in Google Calendar synchronisatie en deze functie is ingeschakeld door de klant.
– E-mailadres: Kan worden gedeeld met Spryng wanneer het afgenomen abonnement voorziet in SMS reminders en deze functie is ingeschakeld door de klant.
– Telefoonnummer: Kan worden gedeeld met Spryng wanneer het afgenomen abonnement voorziet in SMS reminders en deze functie is ingeschakeld door de klant.

De bovenstaande gegevens worden na 1 jaar automatisch geanonimiseerd.

Subverwerkers

BookSimple maakt gebruik van subverwerkers. Hierboven is aangegeven welke gegevens worden gedeeld, hieronder vertellen we kort wat deze verwerkers doen en waarom we ze gebruiken.

DigitalOcean: DigitalOcean is onze partner voor onze infrastructuur. We hosten de applicatie binnen Nederland, namelijk in Amsterdam. Lees meer over het veiligheidsbeleid van Mollie.
AWS: Documenten (o.a. facturen), back-up’s en geüploade afbeeldingen worden opgeslagen in de cloudservices van Amazon S3 (in Ierland). Lees meer over het veiligheidsbeleid van Amazon.
Mollie: Mollie B.V. verzorgt het betalingsverkeer van de consument alsook de abonnement- en verbruikskosten van de klant. Mollie is gevestigd in Nederland en voldoet zo automatisch aan dezelfde AVG regelgeving. Lees meer over het veiligheidsbeleid van Mollie.
Spryng: Spryng is onze SMS gateway. Ze versturen de SMS berichten die wij aanleveren. Spring is de enige SMS provider met ISO 27001 én NEN 7510 certificaat in de Benelux. Spryng stelt daarmee de hoogste eisen aan het beveiligen van privacygevoelige gegevens. Lees meer over het veiligheidsbeleid van Spryng of de certificaten ISO 27001 en NEN 7510.
Crisp: Crisp verzorgt onze live chat met de support. Sommige abonnementen staat deze vorm van communicatie toe. Crisp wordt alleen gestart indien de klant beschikt over een abonnement met chat support.
Google: Klanten kunnen er voor kiezen de reserveringen te synchroniseren met hun Google Calendar. Deze functie staat overigens standaard uit. Voor elke reservering zal een ‘event’ worden aangemaakt in de online agenda van de klant. Lees meer over het veiligheidsbeleid van Google.

Rechten van betrokkenen

Het AVG geeft de klant ook rechten, wanneer je gebruikt wilt maken van één van deze rechten kan je dit kenbaar maken door een verzoek te sturen naar support@booksimple.online of via de contactgegevens hieronder. Wij kunnen je vragen om je te identificeren zodat we er zeker van zijn dat we de gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van je verwerken, in te zien.
Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van je verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
Recht om uw toestemming in te trekken: je kan je toestemming altijd eenvoudig intrekken.
Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens.
Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken je persoonsgegevens te verwijderen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van je verwerken te laten overdragen naar een derde partij.
Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kan je verzoeken om het verwerken van je persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken wat betekent dat wij minder gegevens van je verwerken.

Klacht indienen

Als je vragen hebt, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met jou. Als je echter vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens om een klacht in te dienen.

Vragen of feedback?

Is er niets niet helemaal duidelijk? Of heb je een klacht over het gebruik van je persoonsgegevsn? Stuur dan je vraag of klacht naar support@booksimple.online. Wij zullen daar zo spoedig mogelijk op reageren.

Als je niet tevreden bent met de manier waarop we je helpen kan je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
BookSimple B.V.
Hoogstraat 34h
1541KZ Koog aan de Zaan
support@booksimple.online